Bureau du syndic
Technologues professionnels débordés plus que jamais : comment éviter les dérapages déontologiques?
À l’instar de plusieurs autres professionnels au Québec, les technologues professionnels font face à une demande grandissante de leurs services. En ces temps extrêmement singuliers, plusieurs membres de l’Ordre sont débordés et se sentent dépassés par les évènements.
Retards importants, dossiers incomplets, appels non retournés, documents non remis, etc. : Ces situations fâcheuses sont souvent dues à une charge de travail accablant le professionnel et entraînent dans bien des cas, une grande frustration et insatisfaction des clients. D’ailleurs, le bureau du syndic de l’OTPQ a constaté une hausse d’appels provenant du public concernant ce type de problèmes.
Il va sans dire que la pratique des technologues professionnels connaît une certaine effervescence laquelle est conjuguée à la fatigue et au stress. Dans de telles circonstances, il devient essentiel que le professionnel fasse preuve de prudence et de vigilance, afin d’éviter les dérapages déontologiques, particulièrement en lien avec ses obligations de disponibilité et de diligence.
Face à une surcharge de travail, il est impératif de ne pas sous-estimer les problèmes que vous rencontrez et de prendre des mesures immédiates et concrètes afin de vous protéger et de protéger les intérêts de votre clientèle. L’heure est à l’action et non à la procrastination !
Pour éviter d’être submergé par vos mandats, vous devez déterminer votre capacité à gérer les dossiers et fixer des limites au nombre de mandats que vous voulez accepter. Pour ce faire, une évaluation de votre charge de travail actuelle et l’établissement d’un plan d’action en fonction des délais à respecter à court et moyen terme constituent des outils très utiles. N’ayez pas peur de dire « non » à de nouvelles demandes de services lorsque vous savez que vous n’aurez pas le temps de les réaliser dans des délais raisonnables. De cette manière, vous respectez votre obligation déontologique de vous assurer de posséder les moyens pour exécuter des services adéquatement, avant même d’accepter un nouveau mandat (art. 7, Code de déontologie des technologues professionnels). Surtout, vous agissez de façon préventive, respectueuse et responsable, ce qui contribue à promouvoir la crédibilité de votre profession et à maintenir la confiance du public envers vos services.
Quant à vos mandats déjà en cours, ayez un tableau de bord vous permettant d’avoir une liste de vos dossiers comportant la description des tâches à effectuer et les délais associés à celles-ci. Préparez une stratégie claire et réaliste visant à mettre en place un système de suivis des rendez-vous et des appels téléphoniques, des retours de courriels, de remise de documents, etc., le tout par ordre de priorité. Et si vous prévoyez un certain nombre d’heures par semaine où aucun travail n’est planifié ? Cette méthode vous permettrait de dédier un espace dans votre agenda à répondre aux demandes de clients qui souhaitent apporter des correctifs à leurs projets, par exemple.
Une telle organisation de vos activités vous éviterait de compromettre la qualité de vos services et de porter atteinte à l’image de votre profession. De surcroît, elle vous permet de mieux maîtriser vos dossiers au lieu d’être submergés par le fardeau de ceux-ci, réduisant alors votre stress et même votre sentiment d’impuissance.
Par-dessus tout, communiquez avec vos clients et informez-les de l’état de leur dossier en toute transparence. Faites-en votre priorité ! Votre absence ou votre silence peut être perçu comme une forme de manque de professionnalisme et de respect envers le client. Rappelez-vous que vous devez faire preuve d’une disponibilité, d’une attention et d’une diligence raisonnables, dans l’exercice de vos activités professionnelles (art. 30, Code de déontologie des technologues professionnels).
Pensez également à vous adjoindre l’accompagnement d’une ressource administrative ou professionnelle, si possible, afin d’améliorer vos services et réduire les risques de surmenage.
Finalement, mais pas moins important, ne perdez pas de vue votre outil le plus fondamental : vous-même ! Votre santé mentale n’est pas négligeable et nous vous encourageons à prendre tous les moyens possibles afin d’en prendre soin. N’hésitez donc pas à faire appel aux ressources appropriées pour pouvoir gérer vos émotions, votre fatigue ou vos vulnérabilités et ainsi vous aider à éviter les risques d’éventuels conflits ou écarts déontologiques.
