Bureau du syndic
Obligation en matière de tenue de dossiers : conservation de vos dossiers pendant 8 ans
Le Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d'exercice des technologues professionnels, RLRQ c C-26, r 265 (le « Règlement ») prévoit plusieurs obligations en matière de tenue de dossiers. Il est important de se rappeler qu’une contravention au Règlement peut entraîner le dépôt d’une demande d’enquête d’un de vos clients, le début d’une enquête et même le dépôt d’une plainte disciplinaire à votre endroit, de même que toute autre contravention à votre Code de déontologie. Ainsi, une importance particulière doit être accordée à la tenue des dossiers, car elle permet au technologue de mieux servir ses clients.
Une obligation qui est trop souvent oubliée ou négligée est celle exigeant du technologue de conserver chaque dossier « pendant au moins huit ans à compter de la date du dernier service rendu ou, lorsque le projet est réalisé, à compter de la date de la fin des travaux » . Lorsque le dossier est conservé sur un support électronique, une copie de sécurité doit être faite et être conservée pour le même délai.
De plus, même après l’écoulement de ces huit années, le technologue doit se rappeler que tout document appartenant à un client ne peut être détruit sans avoir obtenu l’autorisation préalable de celui-ci ou sans lui avoir donné la possibilité de le reprendre.
Le technologue devra conserver à son dossier les différents éléments qui sont également prévus au Règlement et qui diffèrent selon le champ de pratique du technologue.
Ces règles permettent de maintenir un standard de qualité auquel tout client est en droit de s’attendre d’un membre d’un ordre professionnel. Le respect de ces règles est donc fondamental pour maintenir la confiance des clients et faire rayonner la profession.
Référence :
Article 12 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d'exercice des technologues professionnels, RLRQ c C-26, r 265é